Les SUBS recrutent un.e assistant.e administratif.ve

CDD de 1 an

Les SUBS soutiennent la création contemporaine en accueillant une cinquantaine d’équipes artistiques en résidence chaque saison. Théâtre, danse, musique, cirque, arts visuels et numériques… toute la diversité de la scène contemporaine a sa place aux Subs, surtout les aventures esthétiques qui bousculent nos habitudes de spectateurs. Exit les frontières entre arts visuels et spectacle vivant, scène et salle, intérieur et extérieur, savant et populaire, ici et ailleurs. Ouvertes sur la ville et sur le monde, les Subs accueillent en résidence à la fois de jeunes talents régionaux et des artistes internationaux. Installées sur un site patrimonial d’exception partagé avec l’Ecole nationale des beaux-arts de Lyon, les SUBS bénéficient de deux salles de spectacles, trois plateaux de répétition, un art lab, une verrière, une esplanade extérieure et 19 chambres et studios pour l’hébergement des artistes.

Description du poste

Ce poste transversal accomplit diverses missions administratives en lien avec le pôle technique, le pôle ressources et le directeur.

Missions RH :

  • Liées à l’embauche du personnel technique intermittent (utilisation du logiciel Régie Spectacle) o A partir des plannings sur régie spectacle, édition de contrats de travail et D.U.E, suivi puis transmission des données à la comptable.
  • Recherche organismes de formation selon plan de formation personnel technique, en lien avec l’administrateur adjoint.
  • Suivi et mise à jour de la base de données du personnel technique intermittent (habilitations, médecine du travail…).
  • Veille et mise à jour des données du Document Unique en lien avec le directeur technique et l’administrateur adjoint.
  • Réception et réponses aux candidatures spontanées ou dans le cadre d’une procédure de recrutement.

Missions liées aux achats et prestations techniques.

  • Lien aux fournisseurs et prestataires : édition et suivi administratif des commandes, réponse aux relances, actualisation des documents internes (type inventaires, plannings…).
  • Recensement et suivi des équipements et des besoins (téléphonie/réseaux/informatique) en lien avec l’administrateur adjoint.
  • Gestion de la caisse régie (suivi et saisie dans le budget technique).
  • Déclarations de sinistres auprès de l’assurance et suivi des dossiers.

Missions liées au partage d’informations sur le site

  • Mise à jour technique et veille des outils partagés sur le drive avec la Ville de Lyon et le PC sécurité.
  • Participation et prise de notes : réunions du pôle technique et réunion mensuelles avec la Ville de Lyon et l’ENSBA (Ecole Nationale Supérieure des Beaux-Arts).

Missions liées aux relations institutionnelles et aux déplacements du Directeur

  • Organisation de réunions institutionnelles.
  • Relève et suivi des mails institutionnels adressés au Directeur.
  • Relance partenaires publics et protocole pour les invitations à des événements.
  • Mise à jour régulière de la base de données (fichier institutions, protocole) en lien avec le chargé d’accueil billetterie.
  • Réservations hôtels et déplacements du Directeur

Qualités requises et qualifications :

  • Excellentes capacités d’adaptation et d’organisation
  • Sens des priorités
  • Bonne maîtrise des outils informatiques : Pack Office (Excel, Word et Outlook principalement), Google Drive, et si possible Régie Spectacle.
  • Dynamisme, rigueur, autonomie.

Conditions d’emploi :

Création de poste : CDD à temps plein pour une durée d’un an, suivi d’un CDI si expérience concluante
Rémunération selon convention collective CCNEAC et expérience
Prise de fonctions le mardi 1er septembre 2020

Lieu
Les SUBS
8 bis quai St Vincent 69001 Lyon
www.les-subs.com

Candidatures par mail uniquement :
candidature@les-subs.com

Date limite de réception des candidatures :
15/07/2020